Wissen #01 – Arbeitszeiten

aap-Wissen - Baustein #01

Themenbereich I - QUALITÄT der Arbeitsbedingungen

Die Planung von Arbeitszeiten ist unterschiedlich gestaltbar. Sie umfasst nicht nur die reine Arbeit, sondern insbesondere die Zeiten um die eigentlichen Tätigkeiten wie Urlaube, Fortbildungen, gesetzliche Frei- und Ersatzruhetage, Mehrarbeit und Überstunden sowie Pausen. In dem aap-Wissen Baustein Nr. #01 lesen Sie einige Hinweise zu dieser komplexen Aufgabenstellung.

Die Herausforderung ist, wie Sie den unterschiedlichen Bedürfnissen und Wünschen der Mitarbeiter:innen  gerecht werden können. Viele haben private  Verpflichtungen und eine diesbezügliche Verlässlichkeit in der Urlaubs- und Dienstplanung ist wichtig,  Gleichzeitig gilt es, die Versorgungssicherheit der Klienten zu gewährleisten. Bei aller Rücksichtnahme auf die Bedürfnisse der  Mitarbeitenden hat diese Priorität. Ein Kollege hat dies mal folgendermaßen formuliert: „Es muss immer noch ein Dienstplan aufgestellt werden und kein Freizeitplan“.

Ein Weg zu einem guten Kompromiss zwischen den Bedürfnissen der Klienten und denen der Mitarbeiter:innen sind flexible Arbeitszeitmodelle. Starre Schichtzeiten, die übergreifend für alle Betroffenen gelten, entsprechen weder den Kunden- noch den Mitarbeiterinteressen.  Allerdings erfordert eine individuelle Arbeitszeitgestaltung eine hohe Anforderung an die Dienstplanverantwortlichen sowie die eingesetzten Werkzeuge.

Eine gute Planung der Urlaubstage und das Vermeiden von vielen Überstunden spielen beim Thema Arbeitszeiten eine wichtige Rolle. Bei der Urlaubsplanung sollten die Wünsche der  Mitarbeiter:innen berücksichtigt und bestmöglich erfüllt werden. Um dies zu gewährleisten, ist ein strukturierter Prozess erforderlich. 

Generell müssen die Dienstplanung und die dabei notwensigen Abstimmungs- und Genehmigungsprozesse zeitlich gut organisiert sein. Das Verfahren muss für alle Beteiligten transparent, fair und nachvollziehbar sein. 

Über- bzw. Mehrarbeits- oder Plusstunden sind ein übliches Mittel, um kurzfristige Dienstplanänderungen zu gestalten. Wenn solche Stunden anfallen, sollten Mitarbeiter:innen eine Wahlmöglichkeit haben, ob diese ausgezahlt oder durch Freizeit ausgeglichen werden. Klare Regelungen braucht es zu der Frage, wie viele Plus- oder Minusstunden es geben darf und wer hierüber in welchen Fällen entscheidet.  

Ebenfalls benötigt man klare Absprachen, wie ein kurzfristiges Einspringen organisiert ist und in welchen Fällen entsprechende Prämien gezahlt werden. Dabei müssen die Regelungen so gestaltet sein, dass die Bereitschaft zum Einspringen nicht durch hinderliche Prämienregelungen beeinflusst wird, z.B., wenn diese an bestimmte Fristen gebunden sind.  

Tipps für die Praxis

Je mehr die individuellen Wünsche der Mitarbeiter:innen z.B. zu Dienstbeginn Berücksichtigung finden, desto höher ist die Zufriedenheit.  Starre Schichtzeiten sind weder für die Bedürfnisse der Klienten noch für die der  Mitarbeitenden zielführend.

Nutzen Sie die Möglichkeiten einer IT-gestützten Dienstplanung, so dass diese so effizient wie möglich erfolgt.  Die Berücksichtigung gesetzlicher Vorgaben, das Beachten  individueller Absprachen und  Vertragsbedingungen, die automatisierte Darstellung der Planung sowie die Möglichkeiten eines detaillierten Controllings sind nur einige Vorteile der Digitalisierung.     

Je einfacher die Mitarbeiter:innen ihre Wünsche äußern können und je weniger die Berücksichtigung der Wünsche von der Gunst einzelner Leitungskräfte abhängt, desto schneller kann die Dienstplanung erfolgen und desto höher ist die Akzeptanz für den aufgestellten Dienstplan.  Ideal ist z.B. eine App, in der Mitarbeiter:innen z.B. ihre jeweiligen  Wünsche zu Urlaub, Schichttausch oder auch Fortbildungen selber in das Dienstplanungssystem einbringen können.  

Eine transparent einsehbare und frühzeitige Urlaubsplanung sollte angestrebt werden. Dabei sollten klare Regeln gegeben sein, wer aus welchen Gründen ein Erstwahlrecht für bestimmte Urlaubszeiten (z.B. Schulferien) erhält.  

Literatur & Links

Wenn Sie sich weiter über das Bausteinthema #01 – Arbeitszeiten weiter informieren möchten, empfehlen wir folgende Literatur und Internetseiten:

  • Hoff, A. (2021). Mit dem Arbeitsgesetz gut leben. Springer, Wiesbaden
  • Sass, E. (2019). Mitarbeitermotivation, Mitarbeiterbindung. Springer, Wiesbaden
  • Wipp, M. (2018), Im Regelkreis der Einsatzplanung, Vincentz, Hannover
  • Wipp, M. (2021), Nachtdienst in Pflegeeinrichtungen, Vincentz, Hannover

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